Tietosuojaseloste

Varova Oy:n asiakasrekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Varova Oy
Y-tunnus: 0115733-3

Postiosoite:
PL 18
00501 Helsinki

Puhelin (08-16): 09 773 961

2. Yhteyshenkilö

Tietosuojavastaava Sanna Vänninen

3. Rekisterin nimi ja tietojen käyttötarkoitus

Varovan operatiivisen toiminnan, asiakashallinnan ja markkinoinnin rekisteri.

Rekisterissä hallitaan asiakkaiden, alihankkijoiden, edustajien sekä muiden sidosryhmien henkilötietoja.

Henkilötietoja käytetään tavarakuljetusten ja huolinnan palveluiden tuottamiseen sekä asiakassuhteiden hoitoon asiakkaiden tai potentiaalisten asiakkaiden kanssa.

4. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on henkilön ja Varova Oy:n välinen asiakas-, alihankinta- tai edustussuhde, tai muu sidosryhmäsuhde.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteröidystä tallennetaan seuraavia tietoja:

Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköposti-osoite, tehtävänimike, organisaatio ja organisaatioalue/yksikkö

Yksityishenkilön ollessa asiakkaana tallennetaan asiakkaasta myös henkilötunnus.

6. Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan mitä on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi.

Tullin sähköisen asioinnin sanomailmoitusten lokitiedostoja on säilytettävä kuluvan vuoden lisäksi kolme (3) vuotta.

Tullausasiakirjat on arkistoitava kuusi (6) vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin päätös tavaroiden luovuttamisesta tuontimenettelyyn on tehty

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot kerätään suoraan asiakkailta, edustajilta sekä muilta tavarakuljetuksiin tai huolintaan liittyviltä sidosryhmiltä.

Tiedot rekisteröidään sähköisten kontaktipyyntöjen tekemisen, tarjouspyyntöjen vastaanottamisen, sopimuksen solmimisen sekä siihen liittyvien valtuutuksien sekä sähköisiä kanavia saapuneiden sanomien käsittelyn yhteydessä, tai muussa vastaavassa yhteydessä.

Henkilötietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä myynti- ja markkinointikontaktointia varten.

8. Tietojen luovutus

Rekisteriin tallennettuja asiakkaiden henkilötietoja luovutetaan voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla viranomaisille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja, kuten tullille, verottajalle, vakuutusyhtiöille, tilitoimistoille ja vastaaville.

Tietoja luovutetaan kolmansille osapuolille tavarakuljetusten ja huolinnan palveluiden tuottamiseksi silloin kun se on palvelun tuottamiseksi välttämätöntä.

Tietoja voidaan luovuttaa rekisterinpitäjän valikoimille yhteistyökumppaneille, jotka käsittelevät tietoja rekisterinpitäjän lukuun, osapuolten välisen yhteistyösopimuksen perusteella.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Asiakastietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

  • Kun siirto on tarpeen rekisteröidyn toimeksiannosta tai rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi tai sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä
  • Siirto on tarpeen rekisterinpitäjän ja sivullisen välisen rekisteröidyn edun mukaisen sopimuksen tekemiseksi tai täytäntöönpanemiseksi

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto:

Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa ja on saatavilla ainoastaan tietoon oikeutetuille.

B. Digitaalisesti käsiteltävät tiedot:

Rekisteriin sisältyvät henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Rekisterin käyttö on rekisterinpitäjän organisaatiossa ohjeistettu ja henkilörekisteriin pääsy on rajattu siten, että IT-järjestelmiin tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain ne rekisterinpitäjän työntekijät, joilla on työtehtäviensä puolesta siihen oikeus. Järjestelmiin sisäänpääsy edellyttää kultakin rekisterin käyttäjältä voimassaolevaa käyttöoikeutta sekä käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä.

Rekisterinpitäjä edellyttää kaikilta käyttämiltään IT-palveluntarjoajilta luottamuksellisuutta ja asianmukaista tietoturvaa sekä sitoutumista henkilötietolain mukaisiin periaatteisiin.

Varovalla on AEO yhdistetty valtuutus, jonka turvallisuusnormit edellyttävät toimijalta fyysisiä tila- ja turvallisuusjärjestelyjä ja vakiintuneita turvallisuuskäytäntöjä sekä yrityksessä sisäisesti että liiketoiminnassa asiakkaiden, tavarantoimittajien ja ulkopuolisten palveluntarjoajien kanssa.

11. Tarkastusoikeus

Rekisterinpitäjä pitää rekisteriselosteen rekisteröidyn saatavilla.

Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkistaa itseään koskevat, rekisterissä olevat tiedot tai saada tietää, että rekisterissä ei ole häntä koskevia tietoja. Rekisterinpitäjä samalla ilmoittaa rekisteröidylle rekisterin säännönmukaiset tietolähteet ja mihin rekisterin tietoja tyypillisesti käytetään ja luovutetaan.

Rekisterinpitäjä antaa em. tiedot pyydettäessä. Pyynnön tietojen tarkastamiseksi voi esittää tietosuojavastaavalle.

12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia häntä koskevan virheellisen tiedon korjaamista, poistamista ja täydentämistä

13. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Varova Oy pyrkii kehittämään liiketoimintaansa ja palveluitaan jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä tällä sivulla. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen.